For at barn, unge og familier skal oppleve at det er en rød tråd i innsatsen vår, er god samordning avgjørende. Det er fort gjort å «skyve» utfordringen fra seg når en tenker at min tjeneste ikke har rett tiltak eller ansvar her. Noen ganger setter vi også inn tiltak parallelt, kanskje uten å vite om det, og i verste fall ødelegger vi for hverandre.
Samarbeid som gir effekt
Felles forståelse og språk være et nyttig utgangspunkt for et godt samarbeid som i praksis gir den effekten vi trenger. Her kan vi bruke samordningsstigen1 vist i illustrasjonen under, som et utgangspunkt og referanseramme.
Samarbeid og samordning er ikke en lineær prosess, men derimot et kontinuerlig arbeid med aktivitet på flere nivåer samtidig og over tid. Det grunnleggende er å dele informasjon, erfaring og kunnskap. Samtidig er det viktig å ikke begrense seg til kun å utveksle informasjon, og tilpasse seg denne. Gjennom dialog kan vi i samarbeid utvikle felles problem- og løsningsforståelse. Slik kan vi tilpasse oss hverandre for å unngå og svekke de hverandres måloppnåelse. Når vi samordner oss samarbeider vi om å utvikle felles strategi / plan / tiltak på tvers, blant annet for å oppnå synergieffekter.
Føringer og begreper
Endringer i 14 særlover på velferdsområdet i 2022 førte til endrede krav om samarbeid, samordning og barnekoordinator. Formålet med er å styrke oppfølgingen av utsatte barn og unge og deres familier gjennom økt samarbeid mellom velferdstjenestene. Mer om lovendringene er utdypet i veilederen til samarbeid om tjenester til barn, unge og familier som forklarer de nye bestemmelsene og hvordan pliktene kan ivaretas.
I Moss kommunes samarbeid rundt barn, unge og familier bruker vi disse begrepene, hentet fra veilederen:
Samarbeidsplikten
Det følger av endringene i velferdstjenestelovene at alle har en plikt til å samarbeide. Den enkelte velferdstjeneste skal vurdere behovet for samarbeid, og samarbeidsplikten utløses i enkeltsaker saker når det er nødvendig for å gi et helhetlig og samordnet tjenestetilbud. Nødvendighetskravet skal ikke tolkes strengt, og plikten til samarbeid gjelder også når behovet for hjelp er kortvarig. I Moss kommune tar alle tar et aktivt ansvar for å vurdere når det er nødvendig å samarbeide og bidra i gode løsninger.
Samordningsansvarlig
Samarbeid er når to eller flere tjenester jobber sammen for å gi et helhetlig og samordnet tjenestetilbud. Samordningsplikten gjelder når samarbeid er nødvendig for å gi et helhetlig og samordnet tjenestetilbud, og skal bidra til å gjøre tydelig hvilken tjeneste som har hovedansvaret for oppfølgingen.
Begrepet «samhandling» har et meningsinnhold som langt på vei overlapper med samarbeid.
I Moss kommune følger vi samme praksis som i veilederen og bruker begrepet «samordne» i stedet «koordinere», for å unngå forveksling med koordinatorordninger innenfor helse- og omsorgstjenesten.
Barnekoordinator
For familier som har eller venter barn med alvorlig sykdom, skade eller nedsatt funksjonsevne, og som vil ha behov for langvarige og sammensatte eller koordinerte helse- og omsorgstjenester og andre velferdstjenester, skal kommunen oppnevne en barnekoordinator dersom foreldrene eller den som samtykker på vegne av barnet, ønsker dette (jfr. helse- og omsorgsloven § 7-2a).
Koordinator
For pasienter og brukere med behov for langvarige og koordinerte tjenester etter loven her, skal kommunen tilby koordinator. Koordinatoren skal sørge for nødvendig oppfølging av den enkelte pasient eller bruker, samt sikre samordning av tjenestetilbudet og fremdrift i arbeidet med individuell plan (jfr. helse- og omsorgsloven § 7-2).
Laget rundt barnet
Tidlig innsats gjennom laget rundt barnet er beskrevet i St.mld 6 – «Tett på». Laget rundt barnet er et bredt og tverrfaglig støttesystem som skal sikre at barn og unge med behov for hjelp og støtte i hverdagen får den hjelpen de trenger – tidlig, helhetlig og i nærmiljøet.
Laget rundt barnet kan deles inn i det interne støttesystemet og det lokale støttesystemet. Det interne støttesystemet består av fagpersoner og ressurser internt i eller tett tilknyttet barnehage eller skole. Disse kan bidra til at barn får hjelp der de er, uten å måtte henvises til eksterne instanser.
I barnehagene i Moss består det interne støttesystemet av barnehagen (styrer og pedagogisk leder?) PPT, PVK og barnehagemyndighet. Disse utgjør et felles inntaksteam som kan kartlegge, drøfte og avklare behov for videre oppfølging i et helhetlig perspektiv. Foresatte som ønsker det har mulighet til å delta på denne drøftings- og /samarbeidsarenaen.
I Mosseskolen utgjør skoleledelse, – og ansatte, skolehelsetjenesten og PPT det interne støttesystemet. Regelmessige møter skal bidra at alle elever opplever å ha et trygt læringsmiljø og at de kan utnytte og utvikle evnene sine i et inkluderende klassefellesskap. Elev og foresatte inkluderes i samarbeidet og prosessene for å skape et inkluderende opplæringstilbud til elever som kan ha behov for tilrettelegging
Det lokale støttesystemet er ressurser utenfor den enkelte barnehage eller skole, men innenfor kommunen eller nærmiljøet. Det lokale støttesystemet skal være lett tilgjengelig, og bidra med kompetanse, veiledning og tiltak som gjennom samarbeid styrker det interne arbeidet.
Samarbeidskultur
Tydelig samordning skal sikre helhetlig innsats rundt barnet eller ungdommen, og i et godt lag rundt barnet er vi oppmerksomme på samtidighetsansvaret. Da unngår vi tankesettet «å sende saken videre» som innebærer å jobbe etappevis, og ofte fører til brudd i oppfølgingen.
Som ledd i å styrke samarbeidskulturen i Moss kommune bruker vi metoden relasjonell kapasitet utviklet av Joint Action. Våre medarbeidere står nærmest innbyggerne, jobber sammen med innbyggerne og kjenner innbyggerne. Derfor er særlig viktig at ansatte på tvers av fag og siloer samarbeider godt, eller sagt på en annen måte; «har høy relasjonell kapasitet».
Når vi bruker metoden fra Joint Action for å utvikle kvaliteten på det tverrfaglige samarbeidet, tar vi utgangspunkt i hva som kjennetegner et godt samarbeid – i stedet for å fokusere på eventuelle konflikter og andre gamle fortellinger. Vi setter søkelys på hvordan et godt tverrfaglig samarbeid faktisk ser ut, gjennom disse seks faktorene som inngår i relasjonell kapasitet:
- Kunnskap: Hvor godt kjenner vi til hverandres oppgaver og arbeidsvilkår?
- Samarbeidsorientering: I hvilken grad bidrar vi alle sammen til det tverrfaglige samarbeidet?
- Respekt: I hvilken grad opplever vi at de andre involverte parter respekterer våre bidrag?
- Deling av kunnskap: Hvor gode er vi til å dele kunnskap og informasjon om de felles oppgavene?
- Problemløsning: Hvor gode er vi til å løse de problemene som oppstår?
- Innovasjon: Hvor gode er vi til å finne nye løsninger på de komplekse oppgavene?
Disse seks dimensjonene bruker vi konkret i kartlegging, analyse og oppfølgingssamtaler om hvordan man i en gruppe medarbeidere eller et lederteam har mer eller mindre produktivt samarbeid eller utfordringer. På denne måte får vi konkret frem hvor vanskene finnes, og hva de består i – slik at vi kan arbeide med å bedre samarbeidet. Formålet med å arbeide spesifikt med samarbeidskulturen er å styrke vår
evne til å skape produktive samarbeidsrelasjoner omkring komplekse og dynamiske tverrfaglige og tverrorganisatoriske oppgaver, når og hvor behovet oppstår.2
Utvikling av relasjonell kapasitet
Når vi arbeider med utvikling av relasjonell kapasitet, er disse trinnene et vanlig forløp:
a) Hva er vår felles oppgave?
Det er ofte tvil om hva som faktisk er den felles oppgaven – og det er første trinn. I offentlige organisasjoner handler det ofte om en innbygger eller innbyggergruppe. Men den felles oppgaven kan i prinsippet være alle oppgaver og arbeidsprosesser som krever tverrfaglig samarbeid.
b) Hvilke aktører er involvert / bør involveres?
Nå handler det om å definere hvilke aktører som er involvert. Vi skal involvere de aktører som har en viktig rolle i den felles oppgaven. Der hvor kompleksiteten er stor, ser vi ofte at kunnskapen mellom aktørene er så lav at vi ikke kjenner til de andre aktørene.
c) Hvem skal samarbeide / hvem har behov for samarbeid?
Her skal aktørene ta stilling til hvem de hver især anser som viktige samarbeidspartnere. Her er det ofte uenighet – og vi kaller dette for asynkrone relasjoner. Hvis den ene parten opplever en relasjon som viktig for den felles oppgaveløsningen, anser vi det som viktig.
d) Hvordan oppleves samarbeidsrelasjonene?
Nå får partene mulighet til å uttrykke hvordan de faktisk opplever den organisatoriske sammenhengen sett fra deres perspektiv. Her er det viktig med god informasjon, da det for mange vil være første gang at de svarer på denne typen relasjonelle spørsmål.
e) Ta tak der potensialet er størst
Når analysen er foretatt, er vi selektive i forhold til hvordan utviklingsarbeidet håndteres. Husk også at endringsprosesser tar tid. Vi anbefaler derfor alltid å starte med å utvikle de konkrete relasjonene som har det største potensialet.
f) Start med å løse de konkrete lokale utfordringene
Vi bruker dialogiske metoder og prosesser for å få aktørene til å utforske hva som faktisk er utfordringene og styrkene i deres relasjoner. Prosesser skal bidra til at aktørene løser lokale utfordringer på en måte som forbedrer den relasjonelle kapasiteten.
g) Erfaringsutveksling – løsninger og forbedringene finnes ofte nært
Erfaringsutveksling er viktig. Når vi utvikler samarbeidskvaliteten, ser vi lokalt eller til andre kommuner for å finne gode eksempler. Forstå hva de har gjort, trekk på erfaringene og spre det.
h) Oppretthold fokus på det felles – det øker kvaliteten
Det er motiverende når man lykkes sammen med andre – og det er frustrerende når man opplever å stå alene med vanskelige oppgaver – eller at man ser at vi mislykkes fordi vi ikke samarbeider. Oppretthold fokus på det som er felles. Det øker kvaliteten for våre innbyggere og medarbeidere.
Teksten om relasjonell kapasitet er inspirert av / hentet fra følgende artikler: